【2018年最新版】タスク管理やスケジュールを管理するのに便利な「プロジェクト管理ツール」を徹底比較!おすすめランキングでご紹介します!

零細企業でプロジェクト管理ツールが役立つシーン

公開日:2019/07/01  最終更新日:2019/07/18

毎日のプロジェクト管理は、業務上とても重要なものです。

専門の管理ツールを導入し活用することで、工数の効率化や軽減を図ることができます。

現在では用途や仕様などさまざまなソフトがあり、基本以外の機能もオプションなどで付加が可能です。

零細企業が導入することでどのような効果があるのでしょうか。

 

プロジェクト管理ツールの導入意義とは?

管理ツールを導入することでプロジェクトを遂行する際に起きるトラブルや、スタッフや関係者が多く関わることによる情報の複雑化を整理し、システムで1元管理できるのが管理ツールの一番のメリットです。

中には、Excelによるプロジェクト管理を行っている企業もあるかもしれません。しかしExcelはあくまでも表計算ソフトであり、管理ツールではないため仕様変更やスタッフ間の情報などを管理するには難しいといえます。特に作業の順序や優先度がわかりにくく、プロジェクトが大規模なものになると、Excelだけでは運用するのはかなり厳しいでしょう。

ツールを利用することでタスク管理や情報共有を集約できますし、作業担当者や管理者も簡単に全体の進捗の把握が可能となります。 これらのことを考えるとExcelを使用してプロジェクト管理を行うよりも、ツールを導入することで情報の複雑化を防いでプロジェクトを可視化できることがわかります。

 

具体的にはどんなことができる?

管理ツールには機能がたくさんありますが、ほとんどのツールで使用できる基本的な項目があります。

例えばプロジェクトに関するタスクをツリー構造で表し整理ができる、作業のスケジュール管理や進捗状況をガントチャートなどでグラフ化するなどです。 またプロジェクトに関わるすべてのスタッフがデータを閲覧編集できるため、例え対象プロジェクトではなかったり、複数の作業が進行中でもすぐに情報を共有できるというメリットがあります。

それだけではなくプロジェクトに関する作業内容や実績データを随時収集して分析を自動で行って、グラフ化にすることも可能です。

もちろんExcelでできる部分もあるのですが、さらなる成功につなげたいのであれば、プロジェクトを可視化できる専用管理ツールを活用すれば管理運用に役立つでしょう。Excelが運用管理に全く役に立たないわけではありませんので、両者を同時に使用しながら上手く使い分けていくのもよいかもしれません。

 

プロジェクト管理ツールにはどんな種類があるのか

プロジェクト管理ツールといっても、システムにはそれぞれ特徴があります。すでに何らかのツールを利用している場合に、各種ツールの機能がバラバラで確認や管理が大変だったり、タスク漏れや確認漏れが多い場合にバラバラのツールを1つにまとめることができるシステムがあります。

仕事効率を図るためにタイム計測やログ機能を強化したもの、タスクの細かいアクティビティを確認できるシステムも役立つでしょう。 ほかにも複数プロジェクトが進行していて進捗状況がわかりにくい、進捗状況がわからないため作業ミスや認識ミスが多発する場合などに力を発揮するシステムもあります。

システムによりそれぞれ機能と仕様が違いますので、一概にどれがいいとは言い切れません。しかしどのようなプロジェクト管理ツールでも、情報を1つに集約し仕事の効率化を図りつつ作業者と管理者ともに負担を軽減できるようになっていますので、零細企業で活用できるシーンも多いでしょう。

 

プロジェクト管理システムを導入すると、業務上で役立つシーンは数えきれないほどあるでしょう。しかし料金設定や機能は会社ごとで異なることがありますので、導入する場合にはよく検討する必要があります。

現場の管理者と担当者が使いやすく、かつ必要な機能がそろっていて予算に合ったシステムを導入してください。

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