【2018年最新版】タスク管理やスケジュールを管理するのに便利な「プロジェクト管理ツール」を徹底比較!おすすめランキングでご紹介します!

プロジェクト管理ツールとエクセルとの違いは?

ある目的の達成のためのプロジェクトは、決められた予算や人員、資源で、決められた期限までに、課せられたプロジェクトを達成しなければなりません。

プロジェクトの進捗を管理し、予算、人員、資源の投入状況、得られた成果の管理をすることがプロジェクトリーダーに求められます。

プロジェクトリーダーの能力や勘に左右されない、具体的、客観的な進捗管理を行い、その進捗を可視化し、プロジェクトのメンバーで共有することでプロジェクトの効率化が実現できます。

プロジェクト達成に向けて重要な要素 

プロジェクトにおいては、全体及び割り振られた作業において、どの程度作業が進んでいるのかを管理する進捗管理が重要です。

プロジェクトといった場合、特定の期限までに、与えられた人員、予算などの資源を活用して、そのプロジェクトの目標を達成することが求められます。

プロジェクトを統括するプロジェクトリーダーやプロジェクトマネージャーは、予算管理や人員管理を行いながら、予算管理を行っていきます。

プロジェクトを達成するための企画、具体的な作業の体系化、各作業への予算とメンバーの割り振り、遂行に当たってのリスクの見積もり等を行い、そこからプロジェクトを進めていくことになります。

プロジェクトがスタートした後は、遅れている作業はないかなど目配りを行い、プロジェクト管理を行っていくことになります。

エクセルを活用したプロジェクト管理

プロジェクト管理を行うにはいろいろな方法があります。IT化が急速に進展している現在では、エクセルを活用してプロジェクト管理を行うことができます。

エクセルはいわゆる表計算ソフトで、ビジネスでも一般的に使用されるアプリケーションです。

プロジェクトの進捗管理は、そのプロジェクトが終わればその時点でその目的が終了します。

このため、仕事の進み度合いがわかるものでありさえすればいいので、シンプルなものが望ましいです。

加えて、進捗管理表の作成に時間をかける必要はありません。

そこで、ガントチャートと呼ばれる縦軸に各作業のタスク、担当者の名前を書き、横軸に日付を設定します。

プロジェクトが進行し始めたら、各作業が進捗しているところまで色を塗りつぶしていき、完了予定日までの残り時間を確認できるようにしておきます。

これにより、遅れている作業があれば、人員や資源投入を見直すことができ、プロジェクトをスケジュール通りに完成させることに役立ちます。

エクセルでかなりのところまでプロジェクト管理ができます。

プロジェクト管理に役立つプロジェクト管理ツール

エクセルでもプロジェクト管理は十分に行うことができます。

しかし、エクセルを用いたプロジェクト管理においては、各作業の日程管理をメインとするガントチャートですので、予実管理の面で見劣りします。

そこで、大規模なプロジェクトにおいては、プロジェクト管理ツールを導入するケースが増えています。

プロジェクトによっては、平行してマーケティングを行い、その結果を反映させながらプロジェクトを進行させる場合もあります。

管理ツールを導入すれば、プロジェクトを可視化するのみならず、予実管理を徹底することも可能となります。

クラウドで提供されるプロジェクト管理ツールであれば、導入コストや運用コストを抑えて手軽に導入することもできます。

 

特定の期限、人員、予算が設定されて、ある目標を達成するためのプロジェクトにおいては進捗管理が重要です。

何よりも重要なのはスケジュール管理です。

期限が設定されていますので、そこまでに完了させなければなりません。

さらに加えて、与えられた予算の範囲の中で達成しなければなりませんので予実管理も求められます。

プロジェクト管理ツールは、スケジュール管理に加えて、予実管理、人員管理も含めた総合的な進捗管理を実現してくれます。

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