【2018年最新版】タスク管理やスケジュールを管理するのに便利な「プロジェクト管理ツール」を徹底比較!おすすめランキングでご紹介します!

プロジェクト管理ツールの課題と解決策とは

プロジェクトを進めるにあたって便利なのがプロジェクト管理ツールです。

導入をすれば効率的に管理できるようになり、これまでよりもどんどん新しい企画が成功するかもしれません。

しかし安易に導入してはいけません。

 

利用者に合った機能が搭載されているか

システム開発などを行うとき、一人で一からすべてを作るのではなくチームを組んで作ることが多いです。

一方でそれぞれの人は一つのシステム開発だけに携わっているわけではなく、複数の開発に携わっていたりします。

一つの会社内で複数のプロジェクトが進行していて、それぞれにいろいろな参加者がいる状態です。

となるといかにスケジュールを管理して業務を進めるかが大事になります。

それをサポートしてくれるのがプロジェクト管理ツールになるでしょう。

表計算ソフトなどを利用しても行えますが、専門的なツールであればより細かい管理ができる可能性があります。

しかし課題が残されているツールあり、それは必要な機能があるかどうかです。

表計算ソフトであれば単に時系列に入力するだけなので、予定などはわかるものの進捗状況などが分かりにくい時があります。

ツールの中には多機能で一見便利そうでありながら、その会社では使わない機能が付いていたりします。

沢山機能が付いていたとしても、その会社で使えなければあまり意味はないでしょう。

 

入力項目が多くなりすぎていないか

情報を管理するとき、たくさんの情報があればより細かい管理ができます。

社内においてプロジェクトを管理するときも、いろいろな情報を入力すればそれらの管理がしやすくなるでしょう。

プロジェクト管理をよりしやすくしてくれるのがプロジェクト管理ツールで、中には細かい情報を入力できるものもあります。

ただ、ツールはきちんと管理できることも大事ですが、使いやすいかも考える必要があります。

あまりたくさん入力項目があると、その項目を埋めるために時間がかかってしまいます。

最初に入力するだけで済めばいいですが、日々変更点を入力しないといけないものもあります。

あまり入力項目があり過ぎるのは使い勝手が良いとは言えません。

便利なツールは必要最低限の入力でしっかり管理できるツールになるでしょう。

多くの会社で使われているものは、いろいろな会社の意見を聞きながら使いやすさを求めてツールを作っています。

細かい情報を入力しなくても、一定の管理能力を備えることができています。

 

プロジェクトのメンバー全員が使えるか

プロジェクトのメンバーになれば、メンバー間で情報の共有などが必要になります。

かつては会議をして情報を確認しながら進行するなどがありました。

メンバーが集まり話し合うのは効率が悪いため、最近は情報ツールを利用して情報の共有化をする動きに変わってきています。

その情報共有の時に使われたりするのがプロジェクト管理ツールです。

主に管理者がデータの入力をしますが、メンバーもツールを利用して進捗状況などをチェックします。

互いに話をしなくても、順調に進められるかもしれません。

ただ課題が残るときもあります。

それはメンバー全員がきちんと使えるようになっているかです。

権限の設定によって使えない人がいたり、ログインがしにくい状態になっていると使えない人が出てきます。

メンバー全員が使えて初めて効率的な管理ができるようになります。

ただ内容をチェックできるだけでなく、メンバーがデータの更新ができるようになっていると使いやすくなるでしょう。

上層部だけでなく下層部も積極的に使えるツールを使う必要があります。

 

プロジェクトの管理を効率的に行えるのがプロジェクト管理ツールですが、ツールによっては課題を持つものもあります。

機能があり過ぎたり、入力項目が多すぎると使いづらさを感じます。

メンバー全員が積極的に使えないといけません。

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