【2018年最新版】タスク管理やスケジュールを管理するのに便利な「プロジェクト管理ツール」を徹底比較!おすすめランキングでご紹介します!

プロジェクト管理ツールはスマホにも導入できる?

 

近年多くの企業やビジネスマンから注目を集めているのが、プロジェクト管理ツールです。

ツールを導入することでどのようなメリットを得られるのでしょうか。

ツールの魅力を理解して、自社への導入を検討しましょう

プロジェクト管理ツールを導入するメリット

どんな業務においてもいえることは、スタッフが一丸となって利益を生み出すためには、それぞれの目標を立てて達成する必要があるということです。目標を着実に達成するには、工数やコスト、スケジュールといった様々な情報を管理しなければなりません。従来は紙媒体の手帳やパソコンの文章作成機能を利用して管理を行う人がほとんどでしたが、近年はプロジェクト管理ツールを利用する人が増えています。ツールの中には、優れた機能が複数搭載されています。チーム全体のスケジュールを書き込むこともできれば、個人単位でのスケジュール管理も可能です。

また、クラウド型ツールであればインターネット上に情報を保管できるので、スケジュールをチーム全体で共有するという使い方も可能になるのです。他にも、タスクを追加したりファイルをアップロードする機能も備わっているので、ビジネスに活用すれば大いに役立つでしょう。社内のスタッフが同じツールを使用すれば、フォーマットが統一されるため、資料作りのために逐一規格を確認するという手間が省けます。また、目標がグラフや文章といった形で可視化されることで、より明確に把握することができます。スタッフのモチベーションアップにも役立つので、思うように業務が捗らないと頭を悩ませている企業は、ツールを導入してみるといいでしょう。

クラウド型とインストール型の違い

プロジェクト管理ツールには、クラウド型とインストール型の2種類が存在します。それぞれ使い勝手が全く違うので、自社の業務に適した方を選びましょう。まずクラウド型とは、インターネットを利用してブラウザからツールを利用するスタイルを指します。インターネット上で情報を管理することができるので、万が一パソコンを破損したりデータを消去してしまったとしても、インターネットを介して情報を復引き出せるという魅力があります。

また、ツールを利用する際にはインストールするだけなので、導入に手間がかからず費用を抑えられるというメリットもあります。対してインストール型は、それぞれのパソコンにソフトを読み込んで使用するスタイルを指します。導入やセットアップに時間と手間を要しますが、インターネット接続せずとも利用できるという魅力があります。また、インターネットを介して情報が流出するようなこともないので、セキュリティ面に関してはクラウド型よりも優れているといえるでしょう。

重要な情報を管理する場合は、インストール型を選ぶという企業が多い傾向にあります。定期的にアップデートやメンテナンスが必要となるので、専門の会社に管理を依頼するか、社内の技術者に管理をお願いするといいでしょう。このように、同じ管理ツールでも使い勝手は異なるので、コストとセキュリティどちらを重視するのか、よく考えて導入してください。

失敗しないプロジェクト管理ツールの選び方

年々様々なパソコンツールやアプリが登場していますが、管理ツールの種類も日に日に増えています。いざ自社に導入しようと思っても、どのツールを選べば良いのかわからないという企業も少なくありません。ツール選びに迷った時には、インターネット上のランキングサイトを参考にすると良いでしょう。ランキングサイトでは、優秀なツールがランキング形式で紹介されているというだけでなく、それぞれの機能や使用感が詳細に紹介されています。サイトによっては、実際に導入した企業の口コミ情報なども紹介しているので、ツールに関する情報を簡単に調べることができます。情報量の多いランキングサイトに目を通して、自社に合ったツールを探してください。

ツールにはクラウド型とインストール型という2種類が存在しますが、他にも備わっている機能や利用媒体が異なると言った個性があります。自社のパソコンだけでなく外出先でも情報を確認したいのであれば、スマホやタブレットで利用できるツールを選んだり、スタッフ同士がコミュニケーションを取りたいのであればチャット機能が備わったツールを選ぶと良いでしょう。ツール選びに迷った時には、販売元に直接問い合わせるというのも一つの手です。販売元によっては無料で体験サービスを実施しているので、使用感を自分の目で確かめることができます。数日から数週間自社内で試してみれば、スタッフが本当に必要とするツールが何か判るはずです。

プロジェクトを成功させるためには、スタッフ全員が目標を明確に把握しておく必要があります。専門の管理ツールを使って、プロジェクトの内容や進行度合いを可視化しましょう。管理ツールを使えば、外出先でスマホで情報を確認したり、ファイルを複数人と共有することができます。ツールの評判はインターネット上のランキングサイトで簡単にチェックできるので、ツール選びに迷った時には参考にしてください。