プロジェクト管理ツールの導入でスピーディ化できる情報共有の内容とは

現代では多くの企業がプロジェクト管理ツールを導入し、業務に役立てています。

プロジェクトの規模が大きくなればなるほど同時に動くラインや人も増え、管理も大変になります。

プロジェクト管理ツールの導入は業務の進捗を管理するマネージャーにとっては大変ありがたい存在です。

タスクの進捗状況が一目でわかる

少人数で仕事をしているうちは頭の中でスケジュールを立てていてもなんとかなるかもしれません。しかし大人数では、誰がいつどの仕事をしていて、予定通りに進んでいるのか把握することは非常に困難です。

そこでプロジェクト管理ツールを導入することによって、今日誰が何の作業をしているのか作業にかかわる人、全員が情報共有できるようになるのです。作業をするのは人間ですので、体調不良によって人員が不足し、遅れが出てくる場合もあります。遅れている箇所があれば早めに人員をアサインしたり、進捗のバランスをとることも可能になります。

また、作業者自身も今日やらなくてはならないタスクが一目でわかるようになるため、目的をもって仕事に取り組むことができるようになるでしょう。少人数であってもプロジェクト管理ツールを導入することで仕事がやりやすくなり、効率的に作業ができるようになるのです。納期が決まっているような作業では進捗率も確認しながらスピードを確認することができます。

進捗に遅れがあれば早期に対応が可能になる

普段から予定通り進捗がある現場であれば問題ありませんが、人員が不安定な職場では納期作業が遅れてしまい、納期ギリギリになって慌ててしまうことも珍しくありません。そのようなとき、プロジェクト管理ツールを利用していればアラートが見えてくるため、スピーディに対応することが可能になるでしょう。

人を確保するのも簡単なことではありません。社内の異動で賄えるような体制であれば問題ありませんが、新たに人を雇ったりヘルプを呼ぶ場合は時間もお金もかかってくるのです。残タスクの量がわからなければ、どれだけの人員を確保すればよいかも不明になってしまうため、プロジェクト管理ツールで情報共有をしておくことは非常に大切です。

ツールを導入してあればいちいち上長に報告をしなくて進捗を確認してもらうことができるため、報告・連絡・相談にかける時間も短縮することができ、より効率的な現場になるでしょう。もちろんツールを導入していても口頭でのコミュニケーションは必要ですので、大事なことはしっかりと連絡するように心がけなくてはなりません。

プロジェクトが終わってからの振り返り

仕事はただ終わらせれば完了ではありません。同じようなプロジェクトがあったとき、失敗したことを繰り返さないように振り返りをすることも大切です。この振り返りをしているかどうかで、次のプロジェクトをスピーディに進められるかどうかが変わってきますし、仕事の質や効率にも違いが出てきます。

プロジェクト管理ツールを導入していれば、アサインしている人が変わった場合でも過去のケースを確認することができるようになるため、トラブルシューティング的な役割を果たしてくれるでしょう。特に長期間続くようなプロジェクトでは、同じ人が対応しているとは限らないため、過去の事例を確認できることは非常に重要になります。

長期間運用していればノウハウが蓄積し、情報共有もできるようになるのです。 チーム内で良かった点、これから改善していきたい点などをまとめて、業務のクオリティや効率を上げていくことは、働く人にとっても仕事がしやすいチームになっていきます。

新しいものの導入は操作を覚えたり、今までのやり方から少し変化することもあるため、業務に慣れている人は敬遠しがちです。しかし長期的に見ると様々なメリットを享受することができるため、早めに導入を検討してみると良いかもしれません。