【2018年最新版】タスク管理やスケジュールを管理するのに便利な「プロジェクト管理ツール」を徹底比較!おすすめランキングでご紹介します!

チームのコミュニケーションを促進するプロジェクト管理ツールの使い方

公開日:2019/08/15  最終更新日:2019/07/18

仕事を進めていくとチームのプロジェクト管理やタスク管理などが面倒なことも多いですが、そんな時に役立つのがプロジェクト管理ツールです。

主にデータや情報などの共有や重要となるチーム同士でのコミュニケーションも行えます。

ツールを使うことでメンバーの役割なども理解し、どの業務をしているかも把握出来ます。

 

プロジェクト管理ツールでチームが同じ方向を見られる

プロジェクト管理ツールの使い方によっては、チームのコミュニケーションだけでなく同じ方向も向くことができるようになります。課題やタスクの進捗を知ることが可能になり結束して、関係者とのコラボも促せます。

同じ方向に進み続けるためには課題やタスク単位で見ていてもあまり効果がなく、プロジェクトの現状を知る必要がありこれは全体像を知る必要があります。 ツールの特性で全体から特定の状態だけのものを抽出出来るので、それから全体のボリューム感や進捗傾向などもわかります。

ツールは時系列に従って一つ一つの課題の情報が履歴として残りますが、これを集計して時系列での情報の傾向もみられます。 傾向を把握するためには見積りと実績ではメンバーの負荷状況、課題の状況は作業の進行度や、未対応に処理中、処理済みから完了に分けられます。

バーンダウンチャートは、作業の進捗を右肩下がりのグラフで示したもので、実績線と計画線、理想線の3つの線に基づいてます。これらは同じ方向を見るには重要な要素です。

 

ツールでチームの健康も確認出来る

プロジェクトを成功させるには、メンバーとの情報などを共有することも重要ですが、健康面も知っておくとよりコミュニケーションもとりやすくなります。プロジェクト管理ツールを使うことで健康状態もチェック可能で、状態が時系列で蓄積される特徴があるので傾向や上手く機能しているかなど健康状態も知ることが出来ます。

例えば初日だとやはりぎこちない態度になりますが、次第にスムーズに活動出来るようになってきた様子や、スムーズだったのにある日を境にぎこちなくなっていく様子なども全てわかります。ツールでメンバーの日々の行動に次のような傾向が出た時は注意が必要です。

これまでよりも課題の進捗が著しく遅くなった時や、ツールに課題が登録されない、ツールでのコミュニケーションが減った場合です。些細な変化から得られる情報はチームにとって有益になることも多く、異変などを早期発見することでプロジェクト成功にも繋がりやすくなります。

 

プロジェクト管理ツールで共通認識を作る

メンバーのコミュニケーションや傾向の変化がある時にはネガティブなものだけでなく、ポジティブなものも当然あってそれをどう判断するかはチームとして共通認識が持っているかにかかります。この時に気にしたいことは個別の課題傾向ではなくて、全体としての課題傾向で、それに対して妥当だと感じれるなら良いですが、個別に不満や問題意識があって見解が違うときはその要因を追求するのも良いです。

バーンダウンチャートはそれを確認するときにも使うと良いチャートの一つです。人それぞれの感情を伴うこともあって、朝会などの定例ミーティングや日々のフィードバックだと顕在化されないものもあり、プロジェクト管理ツールだと今のチームの健康状態をある側面から映し出してくれる鏡にもなります。

ツールを導入したときに起きる問題が期待値と現実のギャップで、これが原因でモチベーションが下がったり、ツールが良くないと思って変更してしまうこともあります。しかし、本来はツールが問題ではないので変えても同じことが起きます。

現状を知ってから課題を見つけることは良いことで、ツールが映し鏡として見せてくれた現実を受け止めることで段階を追って改善していくことが望ましいです。改善の模様もツールに出てくるのでモチベーションを保つことにも役立ちます。

 

プロジェクト管理ツールには、タスク管理やカレンダー、チャット機能などコミュニケーションを取る時にも役立てる機能が多く搭載されてます。また、同じ情報を共有することでも共通する話題も持ち易く、もし異変などが起きていても直ぐに見つけやすいです。

サイト内検索
プロジェクト管理ツールランキング!
JIRA(ジラ)の画像
記事一覧