【2018年最新版】タスク管理やスケジュールを管理するのに便利な「プロジェクト管理ツール」を徹底比較!おすすめランキングでご紹介します!

複数拠点がある企業でプロジェクト管理ツールを活用するメリット

公開日:2019/07/15  最終更新日:2019/07/18

一つだけでなく複数拠点がある企業にとってプロジェクト管理ツールは欠かせないものです。

導入することでプロジェクトマネージャーの工数軽減や効率性アップにつながり、最終的な納品物の品質向上にも欠かせません。

この管理ツールには仕様や用途にあわせて機能が付加されており、ソフトも色々あります。

 

プロジェクト管理ツールを活用する主なメリットとは

複数拠点がある企業がプロジェクト管理ツールを活用するメリットとして、プロジェクトマネージャーの工数軽減や効率化、最終的な納品物の品質向上などは勿論ですが、一番のメリットはプロジェクトを遂行する際に問題となる、プロジェクトメンバーや関係者が多数関与することで起きる情報の雑多化を防ぎ、システムによる1元管理を行うことでプロジェクトが見えるようになることです。

見えるように特化させるには、Excelでのプロジェクト管理だと限界があります。あくまで表計算ソフトなのでプロジェクト管理ツールではない為、遂行している間に問題が起きやすいです。 例えば初期段階では仕様やスケジュール案などをスポンサーに立案するときは良いのですが、その後の仕様変更がしにくいです。

また、メンバー同士など作業の順序や優先度も表現しにくく、負荷状況も見えにくいです。 更に規模が大きくなると運用管理がしにくく、単一の小規模プロジェクトなら良いですが、複数の要素が絡んでくると横断的に見えるようにするのが難しくなります。

 

プロジェクトの可視化には管理ツールが便利

プロジェクトの可視化にはやはりプロジェクト管理ツールが便利で、これもスケジュールや進捗管理、タスク管理だけを行う計画ツールやリスク管理、納品物を保存できるツールなど様々あります。基本的な機能だと作業量のツリー構造を定義し整理が出来て、作業順序や優先度合を設定したスケジュールの管理が出来ます。

進捗具合もガントチャートなどのグラフ化で表現可能で直感的に表示や編集し、関わる実績データや作業内容も随時収集して集計と分析し、グラフ化して表示出来ます。

関わる他の担当者も閲覧や編集が簡単で、対象プロジェクト以外の状況も簡単に可視化可能できるので、複数拠点がある企業にとっても役立ちます。複数の要素が絡んでいる場合も横断的に可視化出来るのも魅力です。 ツールにはメンバーが入力したデータを自動で集計し、分析を行う機能もあり、入力したデータを元に自動でグラフ作成するだけでなく報告書も作成出来ます

Excelでも管理運用出来る部分もありますが、プロジェクトの成功にはやはり管理ツールなども活用することが重要になります。

 

データの共有やコミュニケーションも上がる

プロジェクト管理ツールはメンバー同士のコミュニケーションやデータの共有を補う機能も多くあり、ファイル保存や共有機能があると必要なファイルをメンバー同士で簡単に受け渡すことが出来ます。

メールなどでファイルをやりとりするこれまでのプロジェクトだと、保存場所を知る担当者がいないとファイルの取扱いが出来ないという問題が起きてましたが、管理ツールを導入するとで、この問題も解決出来たという活用例も多いです。

成果物やメンバーの会議の議事録、共有したマニュアルから個人的なメモなど、タスク実行に有効だと思う様々なデータの保存と共有をすることで、必要な情報も素早く伝えられて生産性も高まります。

フォーラムや掲示板の機能があるとツールでの情報交換やディスカッションも可能で、問題を解決するために全員で話し合う際も、時間や場所を取ることなく行えます。

作業の効率化と品質アップには、メンバー同士のコミュニケーションや情報共有は必須です。成功するプロジェクト管理の為には機能が充実したツールを選ぶことも必要です。

 

企業に複数の拠点があると、1つのプロジェクトを共有して可視化することは重要であり、特に多くのプロジェクトを取り扱っている場合には管理ツールがないと余計な手間やトラブルなども起きやすくなります。データの共有の効率の良さから、更にコスト面の削減が期待出来ます。

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