【2019年最新版】タスク管理やスケジュールを管理するのに便利な「プロジェクト管理ツール」を徹底比較!おすすめランキングでご紹介します!

大規模なプロジェクトが管理しやすいプロジェクト管理ツールの特徴とは?

公開日:2020/01/15  最終更新日:2019/12/24

現在、情報が多様化していて高度化しており、従来のようなプロジェクト管理方法では困難な状況になってきています。インターネットを活用した経営戦略や管理を行えない会社は小規模な企業にも追い抜かれることもあるでしょう。企業の規模が大きくなればなるほどプロジェクト管理ツールは必須になっていて、導入している企業は増加しています。

従来のようなエクセルでの管理とは違う

従来エクセルを利用したプロジェクト管理が主流でしたが、状況の見える化をうまく活用することは難しいでしょう。特に業務が大規模になればなるほど管理が大変になり、優先順位が分かりにくいなどいろいろな問題があります。

プロジェクト管理ツールを利用すると人の管理からアイテム管理、お金の管理といったプロジェクトに関係するいろいろな情報を一元管理できます。管理ツールを活用することによって、より具体的に見える化を実現することが可能です。管理ツールを導入するといろいろなメリットがあり、例えば項目毎に作業の進捗管理を行うことができます。

管理工数を削減することができたり、簡単に入力することが可能です。たくさんいるメンバーが入力する情報をリアルタイムで反映することができ、状況の可視化を行うことができるのでメンバーの稼働状況を確認することが可能です。大規模なプロジェクトでも細かな進捗度合いを把握することができるでしょう。

進捗管理を行うのに便利なツール

プロジェクト管理ツールにはいろいろな機能があり、機能面から見たメリットもいくつかあります。例えばタイムマネジメントを行うことができ、プロジェクト管理ツール機能を使ってメンバーのタイムマネジメント対応することが可能です。

進捗管理を行うことができるので便利で、プロジェクト管理ツールにおいて基本的な機能として進捗管理機能があげられます。プロジェクトに関係しているあらゆるタスク情報について、開始や終了期間、進捗状況やマイルストーンなどひと目で確認することが可能です。ガントチャート(工程表)機能が搭載されているのでリアルタイムで作業状況を把握することができるでしょう。

タスク管理を適切に行うことができ、現在メンバーの誰がどんなタスクを行っているか、リアルタイムで把握することが可能です。タスク管理機能は便利な機能で、作業の担当者を瞬時に把握することはもちろん、今忙しいメンバーや手のあいているメンバーを判断するのに便利です。

新規に案件ができてしまって必要になった作業を割り振るため、現状負担の軽いスタッフを見つけることができたり、作業負担をスタッフ間において均一化したい場合に役に立つでしょう。作業にかかる予測時間や実行時間などを入力することができ、タスク毎に必要時間を算出することができます。

いろいろな機能をうまく活用しよう

データ共有を行うことができたりコミュニケーションを向上することができます。メンバーにおけるコミュニケーションを図りやすくなり、データ共有をサポートするいろいろな機能が搭載されているので便利です。大規模なプロジェクトでもメンバーがアクセスすることができるので、スムーズな連絡をとることができます。

中にはファイル保存や共有機能などを持つツールがあり、必要なファイルをメンバーにおいて簡単に受け渡すことが可能です。従来のプロジェクトではメールでファイルをやり取りしていましたが、保存場所を知っているスタッフがいないと対象ファイルを扱えないなどいろいろな問題が発生していました。プロジェクト管理ツールを導入することによって、いろいろな問題をクリアすることができるでしょう。

成果物や会議の議事録、共有しなければいけないマニュアルやメンバーの個人的メモなど、作業の実行に有効的とされるあらゆる種類のデータを保存したり共有することが可能です。必要な情報をスピーディに入手することができ、生産性を高めることができます。

フォーラムや掲示板などの機能が追加されている管理ツールもあり、コミュニケーションをサポートしてくれます。これらのツールを利用すると情報交換を行ったり、ディスカッションすることが可能になります。いろいろな問題を解決することができ、話し合うのに時間や場所をとらず行うことができるでしょう。

 

プロジェクト管理ツールを利用すると、大規模なプロジェクト管理にも対応することができます。スケジュールやタスクなどを管理する機能が搭載されていて、納期に向けて効率良く実行することが可能です。タイムマネジメントを簡単に行うことができ、様々な機能が採用されています。

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