プロジェクト管理ツールを導入するときに壁になりやすい課題とは

プロジェクト管理ツールは、メンバー同士の情報などを一括で管理と共有などが可能なのでとても便利なものですが企業が導入するときには、色々壁になりやすい課題などもあります。

単純に取り入れれば直ぐに活用出来るというわけでもなく、それにあわせて準備なども必要です。

ここでは壁になりやすい課題などを紹介します。

プロジェクト管理ツールにもあるデメリット

プロジェクト管理ツールには多くのものがありますが、メリットばかりではなくデメリットもあります。

例えばクラウド製品だとカスタマイズがしにくいという欠点があり、システムを連携するには基本的に他のCSVなどを使いダウンロードを行う必要があって、直接的な連携をすることが難しいのです。 認証も限られたアカウントを使えても、ワンタイムパスワードやICカード認証などの強固な認証方式の採用は難しいです。

しかし最低限必要となる機能はあるので大きなカスタマイズはそれほど必要ないです。 クラウドだけに対応しオンプレで提供されないタイプもあって、社内ポリシーでオンプレ型のシステムしか認められてない会社だと、検討すら出来なくなります。

クラウドだとインターネットのアクセスが出来ないとシステムの利用も出来なくなりますが、ただ、今ではクラウドだけに対応してないシステムはあまりデメリットにはならなく、一部の企業に限定されます。

機能が豊富だと使いこなすのが難しくなる

プロジェクト管理ツールにはとても機能が充実しているタイプもありますが、ただ、機能が多すぎるために簡単に使うのが難しくなります。使いやすくて親しみやすいインターフェースを持っていて、テンプレートやチュートリアルも充実していても、豊富な機能を使いこなすにはある程度の熟練度も欠かせません。しかし、機能を絞り込んで使うと他のプロジェクト管理ツールとの差別化もなくなります。

そのため一定の規模を持っているプロジェクトや、チームの成熟度が高いときには適しています。 中には共通費も各プロジェクトに按分してより詳細な原価の算出や、経費や外注費を加味した営業利益ベースで採算をみたりすることもあります。これもツールによって採算性把握が大規模なものだと対応しきれないこともあって、詳細な採算性を把握するには個別原価計算が出来るシステムの導入も必要です。

ただ、これも別に用意されているプランなどを使うことで、タスクごとのタイムトラッキング機能がプラスされたりするため、これにレポート機能を組み合わせることで工数原価も確認出来て金額ベースで予実管理が実現出来ます。

モニタリング機能や工数管理などが提供されないことも

管理ツールによってはモニタリング機能が提供されてなく、ダッシュボード機能で個人やプロジェクトの進捗状況は把握できても、その時点の状況だけになります。過去と現時点での比較や進捗状況のグラフィカルなインターフェース表示は画面で閲覧できません。モニタリング表示をするには、CSVエキスポート機能を使い別にエクセルなどで加工する必要があり、ダッシュボード機能で進めることは出来ますが俯瞰的に分析したい経営層・マネジメント層だと十分でないこともあります。

ツールにはそれぞれ特徴があり現場のプロジェクトメンバーの進捗を支援するためのものだと、経営層やマネジメント層が必要とする可能性が高い工数管理や原価管理機能はなかったりします。特に大規模なプロジェクトだと赤字があると会社に大きなダメージが出ます。

時間ベースでの進捗度合いだけでなく、コストベースでの進み具合の確認も必要となってきます。メンバーの工数入力や外注費、経費などを把握するためのインターフェースが無い時には、採算性を把握するために個別原価会計を実現できるツールが別に必要になります。

プロジェクト管理ツールにはそれぞれ特徴があり、備わっている機能なども違ってます。また、導入するときに予算なども限られていると、欲しい機能があるツールにすると予想外に費用がかかることもあります。費用を抑えつつ基本的な機能と足りない機能がある時は別にツールを導入するなど工夫も欠かせません。