【2018年最新版】タスク管理やスケジュールを管理するのに便利な「プロジェクト管理ツール」を徹底比較!おすすめランキングでご紹介します!

人気のプロジェクト管理ツールの特徴とは?

公開日:2019/05/01  最終更新日:2019/04/08

業務をより迅速にそして正確に進めたい場合にはプロジェクト管理ツールがよいでしょう。

プロジェクト管理ツールにもさまざまなものがありますが、その中で人気のものとはどのようなツールでしょうか。

それぞれの特徴を見ていきましょう。

 

大容量のファイルを備えているタイプ

プロジェクト管理ツールの中でも人気のあるものの特徴の一つが、大容量ファイルを管理できるものです。

プロジェクトの種類にもよりますが、比較的大きなデータを全員で共有することも少なくありません。

例えば、文字ではなく画像として情報を保存する場合などはある程度大きな容量が必要です。

さらに、動画を撮影しそれを全員で共有するとなれば画像以上の容量が必要になります。

この時、大容量のものが保存できないと非常に不便でしょう。メールなどでいちいち大容量の動画を送るわけにも行きません。

そこで、最近は大容量の動画を余裕で保存できるようなタイプのドライブが人気になっています。

それに加えて、自分に関係あるタスクを把握することができるものも魅力になります。

ほかの人のタスクを見えなくすることができることにより、自分の仕事に集中することが可能です。

その結果、より良い仕事が完成しやすくなるでしょう。

このタイプの管理ツールを使う場合は、チームの規模はそれほど大きくなくても問題ありません。

容量が大きい分月額使用料などはかかりやすいことが欠点と言えます。

 

チャットで状況が確認できる

プロジェクト管理ツールの中には、チャットができるものも少なくありません。

チャットはメールなどに比べると端的で比較的早く相手に内容を伝えたい場合には便利です。

この場合、チャットが利用できることも重要ですが、タスクごとにチャットが付いていれば自分の進ちょく状況がわかるようになります。

それだけでなく、周りの進ちょく状況も理解することができ確認漏れを防ぐことができるでしょう。

それだけでなく、多人数で行う場合には情報の錯綜を防ぐことが可能なため、無駄なく仕事を完成させることが可能です。

当然作業者の方も、自分に割り振られている仕事内容だけに集中できるため無駄がありません。

グループのリーダーからすれば、一人一人のタスクを閲覧することができればグループの中での比較をすることが可能です。

遅い人に対しては、何らかの提案をすることでスピードを上げることも決して難しくありません。

それ以外にも、情報内容をそのまま引き継ぎできるような仕組みもあります。

これにより、途中でメンバーが変わった場合でも今までどこまで進んでいるのかを理解することができます。

前任者の進ちょく状況が理解できれば、スピードを上げるべきなのかそれともゆっくりと慎重に行うべきなのかの選択ができるようになるでしょう。

 

タスクを見えるようにすることで仕事の内容がわかる

タスクを明確にすることで、その人の仕事内容が分かりやすいようなプロジェクト管理ツールもあります。

従来のものは、自分のタスクでも画面が小さくて見づらいものも少なくありませんでした。

そのような場合、せっかく自分のタスクだけを見ることができても見落としてしまう可能性もあります。

そこで、カンバン方式にすることによりこれを一瞬で視覚化することができます。

 

プロジェクト管理ツールの中でも人気のある者の特徴は、まず容量が大きなものです。

最近は画像だけでなく動画などでも情報を共有することがありますがいくつもの動画を入れることができるドライブならば非常に便利です。

次に、チャットを利用することにより個別に進ちょく状況を把握できるものも便利になります。

これにより、管理者が全体の把握をするとき非常に無駄なく行うことができるでしょう。

さらには、タスクを看板方式にして目立ち易いものも人気です。

このように、それぞれの特徴に合ったものを利用することで、効率よくそして完成度の高い業務を行うことができます。

 

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