【2018年最新版】タスク管理やスケジュールを管理するのに便利な「プロジェクト管理ツール」を徹底比較!おすすめランキングでご紹介します!

プロジェクト管理ツールとExcelの違いは何?


多くのプロジェクトを並行して行っているとき、それらの管理が必要になります。
経験と勘で管理するのは大変なので、パソコンを使ってデータ上で管理する方法を取るかもしれません。
その時いくつかの選択肢を選ぶことができます。

 

自分で設定をするか既に設定済みか

物作りなどを行っている会社では、それぞれの商品ごとにプロジェクトが立ち上げられて開発を進めているかもしれません。特にソフトウェアの開発などでは多くのプロジェクトが同時進行で進められるときがあります。一人で複数のプロジェクトに携わる人もいて、プロジェクト管理をしていないとそれぞれのプロジェクトの進捗度合いなどが分からなくなります。

ではどうやって行うかですが、今はパソコンのソフトを使って行うことが多いです。専門ソフトであるプロジェクト管理ツールと表計算のソフトであるExcelを使うケースがあります。専門ソフトは管理に必要な設定がすでに機能として組み込まれています。ですから後は入力をすれば管理を始められます。

表計算ソフトは自分で色々な設定ができるものの、それらの設定はもちろん自分で行う必要があります。何もしなければただデータを入力するだけになり、とても管理ができる状態ではないでしょう。表計算ソフトを高度に使いこなせる人であればそれなりの管理ツールとして使える時もありますが、誰でもできるわけではありません。

 

無料で利用できるか導入費用が掛かるか

業務を行うときにパソコンは欠かせません。社員同士のコミュニケーションを取ったり、文書の作成等いろいろな業務をパソコンを通じて行います。パソコンを利用するにはパソコンが必要になりますが、まずパソコン自体にお金がかかります。そしてソフトも必要になります。新しい業務をしたいときには新しいソフトを購入する必要があり、その時には一定の出費があるかもしれません。

プロジェクト管理をパソコン上で行おうとするとき、ソフト開発会社が提供するプロジェクト管理ツールと多くのパソコンにインストールされているExcelを使うときがあります。ソフト会社が提供するものは、一部フリーソフトなどもありますが基本的には有料です。便利で使いやすいものになるほど費用が掛かり、数万円から数百万円かかるときもあります。

一方既にインストールされているソフトを使う分には新たな出費はかかりません。費用の面では大きな差がありますが、実は表計算には見えないコストがいろいろかかります。仕組みを作るための人件費や、管理のしにくさによる無駄な費用が掛かる可能性があります。

 

効率アップに使えるか手順管理にとどまるか

会社における業務は会社の資源を有効活用して行います。同じ資源を使うならできるだけ効率的に売上や利益が上る方が良いでしょう。またお金がかかったとしても、それ以上に売り上げなどが得られるならその投資は会社のためには必要なものと言えるかもしれません。

会社などでは多くのプロジェクトを管理する業務が必要になるときがあります。複数のプロジェクトの進捗度合いであったり、人員は配分の適正化、優先順位の変更などを行っていく必要があります。プロジェクト管理ツールを利用すると、プロジェクト管理が効率的に行えるようになり、会社の資源を有効に使えるようになります。

では同じ業務をExcelで行うとどうなるかです。一応セルなどにプロジェクトごとの手順などを入力することはできるでしょうが、それ以上行うのは難しいかもしれません。形としてそれぞれのプロジェクトがどう進んでいるかなどを知ることはできても、各プロジェクトごとに相互に作用する問題を把握したりするのが難しくなります。売上アップなどに使うのは難しいかもしれません。

 

プロジェクト管理をするにあたって、どのパソコンにも入っている表計算ソフトを使う方法と専用ツールを使う方法があります。専用ツールは入力すればすぐに管理ができますが、表計算ソフトは設定などが必要になります。