【2018年最新版】タスク管理やスケジュールを管理するのに便利な「プロジェクト管理ツール」を徹底比較!おすすめランキングでご紹介します!

プロジェクト管理ツールを導入する目的とは

 

会社などで個々にプロジェクトを進める場合大変役立つのがプロジェクト管理ツールです。この機能を使えば大幅に工数削減につながります

では実際会社がこのツールを導入する目的とは、どの様なことなのか詳しく紹介しましょう。

これから導入を検討している人必見の内容になっているのでぜひチェックしてみて下さい。

便利な機能が豊富に搭載されているから便利

たくさんの情報が溢れる中で会社は様々な情報を収集し、まとめなければいけません。会社で個々にプロジェクトを進める場合などそれぞれが情報を管理しますが、たくさんの情報がありすぎて管理が難しくなっています。そこでぜひ導入を検討したいのがプロジェクト管理ツールです。このツールは進捗情報や顧客管理など、これまで個々に取りまとめていた情報を一つにまとめ、誰が見てもわかる様に取りまとめるものになっています。

その為、仕事を効率力回す目的として導入する会社が多くなっています。工数管理機能は導入した場合ほとんどの場合搭載されている機能ですが、この機能はガントチャートと呼ばれ、作業をする為にどの程度の工数が必要なのかを割り出し、社内全体の作業の工数を管理することが出来る機能です。その他にもタスク管理機能という便利な機能もあります。

この機能は社員同士今現在どの様な進捗状態になっているのかリアルタイムで把握することが出来る機能です。個々に作業をしている場合、1人1人がどの様な作業を行っているのか見えにくい場合があります。その場合、同じ様な作業を重複してしまうなど作業効率の低下につながってしまいます。その様な無駄な作業を省く為にもこの機能は大変おすすめです。

作業効率が上がり残業も減らせる

作業効率を上げることは会社全体の売り上げを伸ばすことにつながります。個々の作業の中身を見える化することでこれまで社員の仕事が分かりづらかった部分誰からも分かる様にすることが出来るでしょう。無駄な作業があることで残業時間が増えるなど、仕事の質も下がってしまいます。仕事の質を向上させることで、会社全体の利益を上げることが出来、スムーズな仕事の流れをつくることが出来るので導入する価値のあるものになっています。

最近売り上げが伸びなど、社員の残業が多いなど悩みを抱えている会社にとってはぜひ導入をおすすめします。また、仕事をする上で、1人でいくつもの得意先を担当する場合があります。それぞれ納期が異なる場合など、きちんと管理をしないと大変なことになっています。この様に複数の得意先を持っていたとしても納期管理をスムーズに行うことが出来、またその上司も部下が今どこまで仕事が進んでいるのかを把握することが出来るでしょう。

もし仕事が行き詰っている人がいれば、手が空いている人がフォローするということも出来ます。これもやはり作業の流れが見えるからこそ出来ることではないでしょうか。もし導入しなければ、忙しい人、余裕がある人が分からず、仕事が一方だけに偏ってしまうという場合もあります。会社としての仕事のバランスを良くする為にも導入する価値のあるものではないでしょうか。

1人1人の作業の中身が誰からでもチェック出来る

個々に情報を管理している場合、その人がいない場合は休んでしまった場合、どこにその情報があるのか見つけ出すのが難しくなってしまいます。しかしこのツールを利用し、データの保管場所を共有化することでいつでも誰でも簡単に情報を入手することが出来るでしょう。最近では導入する会社が増えてきており、また操作性も簡単なものが増えてきています。せっかくこのツールを導入したのに使い方が難しくては意味がありません。情報の共有化は経営者にとってもそこで働く社員にとっても大変メリットのあるものです。会社としては無駄な作業時間を減らすことで仕事の効率化を図り、残業時間の短縮をすることが出来ます。

社員としても仕事の流れをスムーズにすることが出来、忙しい人と暇な人の差を無くすことが出来るでしょう。導入する際はどの様なシステムが搭載されているのかしっかりチェックすることをおすすめします。導入するツールによっても搭載しているものが異なります。自社にとって一番メリットがあるものはどれなのかしっかり吟味して選ぶ様にしましょう。特に人手が足りない会社では、仕事の流れをスムーズにすることで人出が作業効率の見直しを図ることが出来、人出が足りない部分をみんなで補うことも出来ます。また、情報を共有化することが社員同士コミュしニケーションを図ることにもつながる為、社内の雰囲気も改善することが出来るでしょう。

仕事をする上で情報の共有化はとても大切です。プロジェクト管理ツールを導入することで社員同士情報交換をスムーズに行うことが出来、これまで見えなかった1人1人の作業の中身を見える化することが出来ます。見える化することで今どこまで仕事が進んでいるのかなど進捗具合を社員同士把握することが出来、無駄な作業を減らすことにもつながるでしょう。