【2018年最新版】タスク管理やスケジュールを管理するのに便利な「プロジェクト管理ツール」を徹底比較!おすすめランキングでご紹介します!

プロジェクト管理ツールを比較するときにチェックしたいポイント

公開日:2019/08/01  最終更新日:2019/07/18

スピードが命となるような事業、特に情報処理関連の企業では、迅速かつ正確に業務状況を把握できるプロジェクト管理ツールを導入することが必須の課題となっています。

何らかの問題が発生したとき、正確な状況が把握できていることが早期解決につながるからです。

何社かのツールを比較検討する際、どのようなポイントに注目すべきでしょうか。

 

まずは自社の業務内容との相性をチェック

プロジェクト管理ツールを選ぶ際、最初にチェックすべきはどのような機能が搭載されているかです。なぜなら、いくらグラフィカルでわかりやすい表示形式で、多彩な入力方法が実装されている高機能なものであっても、自社の業務の管理をするのに適していなければ実際には使えないものになってしまうからです。

まず自分たちの業務とその状況をしっかり分析して把握しましょう。それと見比べて、そのプロジェクト管理ツールで出来ることを確かめ、自社の業務に役立ちそうか否かを慎重に吟味します。大まかな目安としては、各管理機能がそれぞれ独立したモジュールで構成されていて、それらをブロックを組み替えるように自社でチューニングできるようなツールが理想的です。

反対に、すべての機能が1つのモジュールに一体化されているものは、業務にマッチするように別途改造することになり、導入時に初期費用を多く必要とするので注意が必要です。出来ることは何で、どれくらい拡張性があるか、これが第一のチェックポイントです。

 

高性能でもセキュリティーに難ありは要注意

次に比較すべきポイントは、そのツールのセキュリティー面での安全性です。これはプロジェクト管理ツール以外のツールにも言えることですが、どれほど便利で処理効率が高くても機密情報が漏洩するリスクが高いものは導入を見合わせるのが賢明です。

たとえば社員から営業データなどを公衆回線経由で管理ツールに直接取り込んで処理させれば、たしかに作業効率は上がるかもしれません。しかし、面倒でも一旦社内のオフラインのマシン上でデータを蓄積し、ウィルスチェック等をかけてから管理ツールに取り込んだほうが機密漏洩等のリスクは格段に低くなります。

ツールを導入する際には、とかく処理速度など数値的なものに目が行きがちですが、同時にセキュリティーについても着目しましょう。いくら便利で速くても機密漏洩などの問題が発生してしまっては、反対に業務が滞ってしまいます。多彩な性能に惑わされることなく、備えるべき基本的な機能にも注目してチェックしましょう。

 

プロジェクト管理ツールも運用システムの一部であるという認識を

プロジェクト管理ツールは、自社に導入さえすれば上手く機能するかというとそうではありません。むしろ、導入してからが重要で、そのツールのもつ優秀な機能も円滑に運用できなければ効果を発揮することができません。

たとえば、ツールのオペレーションは簡単でもそれに入力するためのデータが複雑なフォーマットである場合、その情報を用意する部署が必要になります。汎用性が高くてわかりやすいグラフが表示できるけど、そのために高性能なハードウェアを運用維持しなければならないツールもあるかもしれません。

プロジェクト管理ツールを運用することも自社の業務の一部となります。多彩で精度の高い機能が多数搭載されていて、処理速度も速いツールを入れるのは結構ですが、それを導入したあとも円滑に運用し続けられるかどうか。業務の一部としてプロジェクト管理ツールの運用も受け入れられるかどうかも、ツール導入時の重要なチェックポイントの1つです。

 

はじめてプロジェクト管理ツールを導入するときは、特にあれこれと検討すべきポイントが多く、考えがまとまらないかもしれません。

そういう場合は、現在自社で抱えている問題が何で、それを解決してほしいツールを想定すると結論が出やすくなります。自分たちの新しいビジネスパートナーだという認識が重要です。

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